Бланки относятся к представительской продукции, одни из самых употребительных элементов деловой полиграфии, они бывают как правило формата А4 (редко меньше), содержат элементы фирменного стиля, контактную информацию, иногда банковские реквизиты. Предназначены для последующего заполнения.
Оформление бланков:
Обязательные атрибуты — название фирмы, ее регистрационный номер и дата регистрации, адрес, телефон и факс. В нижнем колонтитуле в последнее время указывается адрес электронной почты или адрес официального веб-сайта.
Не рекомендуется указывать на бланке вашей фирмы банковские реквизиты — лучше при необходимости впечатать их в конце письма соответствующего содержания.
В ряде случаев бланк может быть номерным — то есть внизу или на обороте указывается его уникальный порядковый номер. Такие бланки подлежат строгой отчетности. В ряде случаев использование номерного бланка заменяет использование печати.
В зависимости от состоятельности компании печать фирменных бланков производится на стандартных видах бумаг, эксклюзивных дизайнерских, что без сомнения говорит о благонадежности и солидности фирмы.
Бланки можно условно разделить на следующие виды:
Бланки стандартного вида
Бланки обычно формата А4 (210х297 мм), печатаются на офсетной бумаге плотностью 80 гр/кв.м, чаще всего на белой бумаге. Но в последнее время стали встречаться бланки на бумаге более плотной (вплоть до 250 гр.кв.м) и имеющей определенный оттенок (чаще всего пастельный, нежели "ядовитый").
Виды бланков по ГОСТу
ГОСТ устанавливает следующие виды бланков организационно-распорядительных документов для организации, ее структурного подразделения и должностного лица:
- общий бланк для изготовления любого документа (кроме письма) – бланки с фирменной символикой (фирменный бланк) для оформления приказов, распоряжений, протоколов, актов и др. внутри компании и ведения документооборота с деловыми партнерами;
- бланк письма – фирменный бланк для письма - необходимы для осуществления деловой переписки;
- бланк конкретного вида документа (кроме письма) - учетная документация, счета, счета-фактуры, товарно-транспортные накладные, путевые листы, платежные поручения, товарные чеки и т.п.
Бланки с фирменной символикой (фирменный бланк) — вид полиграфической продукции, представленный в виде стандартного бумажного листа бумаги формата А4 (210х297 мм) с воспроизведенной на нем постоянной информацией документа (выполненный многоцветной и односторонней печатью, с фирменной символикой компании и названием, координатами и прочими реквизитами) и пустым местом, предназначенным для последующего заполнения (отведенным для переменной текстовой информации, которая может вноситься вручную, на печатной машине, на компьютере).
Бланк письма - бланк с фирменной символикой представленный (фирменный бланк) с продольным или угловым расположением на нем постоянных реквизитов письма (дата создания документа, регистрационный номер документа и присвоенный письму индивидуальный исходящий номер, а также ссылка на номер и дату входящего документа (если это письмо-ответ) и пустым местом, предназначенным для последующего заполнения (текст документа).
В дополнение к такому бланку хорошо воспринимается выполненный в том же стиле конверт с логотипом фирмы.
Для передачи факсимильных сообщений лучше пользоваться бланком упрощенной формы — в черно-белом исполнении, избегая мелкого шрифта и тонких деталей рисунка. Следует учитывать, что факсимильные аппараты плохо передают полутона и мелкие штриховые детали.